Quản lý tòa nhà là gì? Quy trình quản lý vận hành tòa nhà 2021

Trong vài năm gần đây, thị trường địa ốc nước ta tăng trưởng mau lẹ với 1 loạt các dự án bất động sản lớn nhỏ từ chung cư, trung tâm thương mại, cho đến các dự án nghỉ dưỡng cao cấp,… kéo theo đây chính là nhu cầu thuê dịch vụ quản lý tòa nhà càng ngày càng nhiều hơn. Dịch vụ quản lý tòa nhà xuất hiện từ khá lâu và quy trình quản lý bao gồm rất đông hạng mục như: an ninh bảo vệ, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, khách hàng,…

Việc quản lý tòa nhà cần phải có quy trình, có kế hoạch cụ thể rõ ràng, chặt chẽ nhằm giúp chủ đầu tư có thể quản lý tòa nhà một biện pháp an toàn và hiệu quả hơn. Vậy quản lý tòa nhà là gì? Vì sao cần phải quản lý tòa nhà? Và quy trình quản lý vận hành tòa nhà được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Qiagocchudautu.com tham khảo ở bài viết ngay sau đây.

Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh, cung cấp các dịch vụ nhằm chắc chắn toàn bộ mọi hoạt động của một tòa nhà được diễn ra suôn sẻ, an toàn và chắc chắn chất lượng tốt nhất. Các hoạt động của quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm: chắc chắn an ninh, vệ sinh, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý tài chính, quản lý khách hàng,…

Việc thuê dịch vụ quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư có thể tiết kiệm được nhiều chi phí trong các việc vận hành và kinh doanh toà nhà của họ nhưng vẫn chắc chắn các dịch vụ được cung cấp một biện pháp chuyên nghiệp.

Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực sẽ có được cơ chế hoạt động và quản lý khác nhau. Sau đây chính là quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm các hoạt động sau:

Quy trình triển khai công tác đảm bảo an ninh

Một trong các công tác quan trọng trọng việc quản lý tòa nhà đó chính là công tác chắc chắn an ninh. Có rất đông các hạng mục cần phải bảo vệ và giám sát khi triển khai công tác an ninh như: giám sát bên trong và ngoài tòa nhà, trông giữ phương tiện, kiểm soát tài sản hàng hóa, hệ thống camera an ninh,…Quy trình triển khai được áp dụng như sau:

  • Khảo sát an ninh khu vực đồng thời khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà. Sau đó nghiên cứu và có kế hoạch triển khai cụ thể cho hoạt động bảo vệ tòa nhà, có kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
  • Đánh giá tình hình hiện trạng an ninh.
  • Đưa ra các phương án bảo vệ và bố trí nhân viên.
  • Lên hoạch triển khai các bước cụ thể ở từng chốt bảo vệ.
  • Xây dựng phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra.

Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Thông thường thì các tòa nhà sẽ có không ít người qua lại, chính vì như vậy mà việc vệ sinh tòa nhà có thể được duy trì thực hiện hàng ngày, hoặc có thể thực hiện công tác vệ sinh theo định kỳ. Trước khi triển khai dịch vụ cần phải thực hiện các các bước như sau:

  • Khảo sát thực tại từng hạng mục của tòa nhà và toàn bộ diện tích bề mặt và các hạng mục.
  • Đánh giá tình hình thực tại công tác vệ sinh của tòa nhà và có kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể.
  • Triển khai thực hiện công tác vệ sinh ở từng hạng mục.
  • Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ lẫn nhau để chắc chắn hiệu quả công việc.

Quy trình giám sát, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà liên quan tới việc quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống các nội thất trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, PCCC…Kế hoạch triển khai cụ thể như sau:

  • Khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
  • Đánh giá hiện trạng của từng thiết bị và cả hệ thống, tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
  • Đưa ra có kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà đồng thời chắc chắn tối đa sự an toàn.
  • Lên các phương án giải quyết khi có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính

Quản lý tài chính cũng là 1 trong các công tác hết sức quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà sẽ được diễn ra một biện pháp công khai, minh bạch và hợp lý nhất. Quy trình cụ thể như sau:

  • Xây dựng và triển khai quy trình thu chi tài chính.
  • Xây dựng có kế hoạch báo cáo thu chi hàng tháng và theo định kỳ.
  • Có có kế hoạch cụ thể, rõ nét để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm chắc chắn công tác quản lý tài chính của tòa nhà.

Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính

Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính được triển khai chi tiết như sau:

  • Xây dựng quy trình chuẩn trong các việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
  • Xây dựng quy trình tiếp nhận cách nhìn từ phía quý khách hàng và phản hồi lại tất cả các cách nhìn thắc mắc của khách hàng.
  • Xây dựng quy trình triển khai báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo tổng kết theo định kỳ.
  • Có có kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận chi tiết, cụ thể để chắc chắn thực hiện tốt công tác quản lý tài chính.

Quản lý tòa nhà là gì?

Quy trình quản lý khách hàng

Các tòa nhà cao tầng giai đoạn này thường có lượng quý khách hàng rất lớn với các đối tượng khác nhau, chính vì như vậy ban quản lý cần phải xây dựng quy trình quản lý quý khách hàng để giúp dễ dàng hơn trong các việc quản lý cũng như kiểm soát quý khách hàng một biện pháp hiệu quả hơn. Quản lý quý khách hàng cần phải có sự khéo léo, chuyên nghiệp nhằm đem đến sự hài lòng cho quý khách hàng đồng thời phải chắc chắn an ninh trật tự trong tòa nhà. Quy trình quản lý quý khách hàng cụ thể như sau:

  • Lập danh sách quý khách hàng cần quản lý, loại bỏ đi những quý khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ đồng thời bổ sung thêm quý khách hàng mới.
  • Tiếp nhận cách nhìn đóng góp đồng thời giải quyết toàn bộ mọi thắc mắc của khách hàng.
  • Đón tiếp và chỉ dẫn quý khách hàng khi tới làm việc, thăm hỏi tại tòa nhà.
  • Lên có kế hoạch phối hợp cùng bộ phận an ninh để chắc chắn công tác an ninh, trật tự tại tòa nhà

Quy trình triển khai công tác nhân sự

Công tác quản lý tòa nhà luôn đòi hỏi lượng nhân sự phải được đào tạo một biện pháp bài bản nhằm đem đến dịch vụ có chất lượng và chuyên nghiệp. Chính vì vậy, cần có cách thức về quản lý, có kế hoạch đào tạo nhân sự để cung cấp công việc. Quy trình được xây dựng cụ thể như sau:

  • Xây dựng có kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự nhằm cung cấp cho nhu cầu của tòa nhà.
  • Xây dựng hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự cho từng bộ phận.
  • Xây dựng có kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để thực hiện các bước được hiệu quả hơn.

Quy trình triển khai công tác quản lý các nhà thầu

  • Tiếp nhận cách nhìn chung của cư dân và của tập thể để lên kế có kế hoạch phát triển nhà thầu.
  • Xây dựng có kế hoạch mời thầu chi tiết.
  • Xây dựng hoạch quản lý các nhà thầu.
  • Xây dựng có kế hoạch thu phí nhà thầu.

Quy trình lập báo cáo

Tùy theo từng bộ phận, vị trí việc làm mà cần thực hiện trách nhiệm báo cáo trước ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân theo các mốc thời gian hoặc theo kỳ để có cơ sở kiểm tra đánh giá kết quả công việc. Việc thực hiện báo cáo có thể: Báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo hàng năm.

Quản lý tòa nhà là gì?

Làm thế nào để thực hiện quy trình quản lý tòa nhà được hiệu quả nhất?

Để hướng tới việc quản lý tòa nhà một biện pháp chuyên nghiệp thì bước đầu tiên chính là quy trình quản lý tòa nhà. Quy trình này đòi hỏi cần phải có những phương thức thực hiện cụ thể mới đạt đến sự chuyên nghiệp và đem đến hiệu quả nhất.

Quản lý tòa nhà bao gồm rất đông các nghiệp vụ khác nhau được các bộ phận thực hiện và phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng với nhau. Chính vì vậy, ban quản lý cần xây dựng có kế hoạch và phương thức hoạt động cho cả hệ thống một biện pháp khoa học, tối ưu.

Tùy từng các chủ đầu tư họ có thể tự xây dựng đơn vị quản lý dịch vụ tòa nhà hoặc thuê dịch vụ từ bên ngoài. Nhưng cho dù thế nào đi nữa thì các đơn vị quản lý tòa nhà này cần đưa ra cách thức thực hiện các bước một biện pháp hiệu quả và chuyên nghiệp chắc chắn sự hài lòng cho cư dân và cả chủ đầu tư. Nếu không hình ảnh cũng như đáng tin cậy của chủ đầu tư có khả năng sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.

Những doanh nghiệp lớn đã áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý bất động sản của mình. Với phần mềm quản lý chung cư, văn phòng cho thuê các doanh nghiệp này có thể thực hiện quy trình một biện pháp hiệu quả nhất.

Trên đây chính là một số chia sẻ của Qiagocchudautu.com về quản lý tòa nhà là gì? quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin thật hữu ích cho bạn.

5/5 - (50 bình chọn)
5/5 - (50 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *